DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS/LIBROS

La digitalización de documentos es un proceso que permite la gestión on-line y el archivo en poco espacio de los documentos de una empresa, con la digitalización lograra una seguridad en su empresa gracias a que sus documentos estaran perfectamente protegidos y de la gorma mas optima y avanzada ademas de proporcionarnos un ahorro de espacio, así como ahorros de tiempos de gestión y disposición total e inmediata de la documentación desde cualquier punto desde el que nos podamos conectar. Este servicio se compone de varias fases: Preparación, Digitalización, Control de Calidad, Indexación, Verificación, Grabación de imágenes y datos en Cd's, Dvd's HD externos o cualquier sistema de grabación o bien en sus sistemas. Las imágenes de los documentos digitalizados se pueden grabar en los servidores del cliente para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información . En DISTRIPAPER con la documentación recibida, y consensuado con el cliente, procederemos a: Eliminación de sobres. Extraer documentación de carpetas o fundas. Eliminación de grapas u otros elementos extraños si dicha documentación va a ser digitalizada. Clasificación por tipología documental. Creación de lotes de trabajo. Digitalización Mediante este proceso conseguimos la obtención de la imagen del documento físico. Una vez realizado el paso anterior, se procederá a la digitalización de los documentos, mediante escaners, que según las necesidades del trabajo serán de: Alta producción. A0, planos. Verticales para documentos encuadernados en libros. Doble cara, color. La digitalización de archivos le ofrece diferentes posibilidades de tratamiento electrónico de su documentación: O.C.R. (reconocimiento óptico de caracteres). Lectura de marcas. Lectura de Códigos de Barra. Lectura por zonas. Generación de ficheros PDF, TIF, JPG, Etc.. Las imágenes digitalizadas: Pueden ser visualizadas en un monitor. Impresas sobre papel. Enviadas a terminales remotos mediante red interna o externa. Enviadas por correo electrónico. Guardadas en su disco duro para utilizarlas en sus informes o trabajos. Control de calidad En esta fase se realizan una serie de controles de calidad, habituales en nuestra compañía, siguiendo los procedimientos internos de DISTRIPAPER, así como otro tipo de controles siguiendo los requerimientos dados por el cliente, entre estos se encuentran: Controles del número de documentos digitalizados. Verificación de la calidad de las imágenes. Proceso de centrado del documento escaneado. Indexación (Grabación de datos) En esta fase lo que se hace es grabar una información, acordada previamente con el cliente, a la imagen del documento digitalizado, de forma que permita una búsqueda sencilla por diferentes criterios. Verificación de la grabación de imágenes Una vez realizada la digitalización, y en su caso la indexación, DISTRIPAPER le ofrece diferentes posibilidades de almacenamiento: Discos compactos (CD). Magneto ópticos. DVD. Cintas. Discos duros externos. Etc. Los nuevos medios se caracterizan por una gran capacidad de almacenamiento y una recuperación rápida de los documentos. Consulta de imágenes y datos.